Sabtu, 17 Desember 2011

aplikasi


Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang cukup lengkap dan lebih otomatis. bahkan perintah dan fungsi yang disediakan oleh software ini menunjang berbagai keperluan mulai dari pengetikan atau penyusunan naskah biasa, laporan, surat kabar sampai dengan fax.
Pada Bab ini kita akan berkenalan dengan menu Home.
Pada menu ini terdapat kelompok toolbar
• Clipboard
• Font
• Paragraph
• Styles
• Editing
Cara memulai aplikasi Microsoft Word
Langkah-langkah :
  1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
  2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Office Word 2007.
  3. Muncul Gambar berikut
http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-01.jpg
Unsur-unsur utama Layar Ms Word.
  • Judul Window
Baris Judul Menampilkan nama file dan aplikasi Microsoft Word, nama file sebelum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya.
http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-02.jpg
Di pojok kanan sebelahnya window terdapat button http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-03.jpg untuk melakukan minimize, maximize dan menutup aplikasi word.
  • Office Button  http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-04.jpg
Digunakan untuk:
- Membuat file baru
- Membuka file
- Menyimpan file
- Mencetak
- Keluar dari word
Disebelah kanan office button terdapat button http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-05.jpg yang digunakan untuk menyimpan, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-06.jpg
  • Customize Quick Access Toolbar  http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-06.jpg
Digunakan untuk menampilkan button2 yang diinginkan untuk tampil pada task bar, sebagai contoh jika kita klik button open dan new document, akan muncul button tersebut pada task bar  http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-08.jpgsebagai tips, tampilkan button yang sering anda gunakan untuk mempercepat pengerjaan.
  • Menu
Menu pada Ms Word 2007 ditunjukkan pada gambar berikut
http://www.tik.tp.ugm.ac.id/site/images/ms-word-07-09.jpg
Setiap menu yang aktif (yang kita Klik) akan memunculkan toolbar dibawahnya.
  • Toolbar
Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar yang berbentuk tombol) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Sebagai contoh kalo kita klik menu Home, akan muncul toolbar berikut
Microsoft Excel
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007.

[sunting] Sejarah

Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi".
Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2010 (Excel 14), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Excel for Mac.
Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel hingga versi 11.0 (Excel 2003) adalah *.xls sedangkan mulai Microsoft Office Excel 2007 (versi 12.0) ekstensi default-nya adalah *.xlsx yang mendukung format HTML namun dengan isi yang sama memiliki ukuran file yang lebih kecil jika dibandingkan dengan versi-versi Excel sebelumnya.
Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.
Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.
Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antarmuka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai.
Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA.
Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel. Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang tepercaya.

Pengertian Microsoft Office 2010

08:00
http://4.bp.blogspot.com/_-Ctf1rMbGGk/TTICgiteCLI/AAAAAAAAChM/AvyOcOFDhu4/s1600/images.jpeg

Microsoft Office 2010 (juga disebut Office 2010 dan Office 14) adalah sebuah paket produktivitas untuk Microsoft Windows, dan penggantinya untuk Microsoft Office 2007. Office 2010 termasuk dukungan format file diperpanjang, update user interface, [5] dan pengalaman pengguna yang diubah. Sebuah versi 64-bit Office 2010 [8] tersedia, walaupun tidak untuk Windows XP atau Windows Server 2003.

Pada tanggal 15 April 2010, Office 2010 dirilis ke manufaktur. Suite ini menjadi tersedia untuk pembelian eceran dan online pada tanggal 15 Juni 2010. Office 2010 adalah versi pertama untuk memerlukan aktivasi produk edisi lisensi volume.

Office 2010 menandai debut versi online gratis Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote, yang bekerja di web browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome dan Safari, tetapi tidak Opera). Pemula Office 2010, edisi baru Kantor, menggantikan rumah low-end perangkat lunak produktivitas, Microsoft Works.

Update Microsoft untuk suite produktivitas mobile-nya, Office Mobile 2010, juga akan dirilis untuk Windows Telepon menjalankan Windows Mobile 6.5 dan Windows Telepon 7. Pada Office 2010, setiap aplikasi memiliki fitur pita, termasuk Outlook, OneNote, Publisher, InfoPath, SharePoint Workspace (sebelumnya dikenal sebagai Groove), dan Kantor baru Web Apps.

Related Posts






dana kas kecil



DANA KAS KECIL

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.
Ciri-ciri kas adalah :
Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat
Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.
Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.
Tujuan dibentuknya Kas Kecilhttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
  1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
  2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
    Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
  3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.
Pembayaran Melalui Kas Kecilhttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
yang Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.


http://e-dukasi.net/images/blank.gif
Pembayaran Melalui Kas Keci
http://e-dukasi.net/images/blank.gif
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
  1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
  2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
  3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
  4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecilhttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :
  1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
  2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
  3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.
Metode Impresthttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
  3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
  • Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
  • Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
·         Metode Fluktuasihttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
·        
·         Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
·         Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
·         Pengelolaan Dana Kas Kecilhttp://www.e-dukasi.net/images/blank.gifKas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil.

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung

Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas  transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.
Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:
  • Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan  hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
  • Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
  • Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
  • Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
  • Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.
*** (Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ilustrasi berkut :
Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan
DANA KAS KECIL

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.
Ciri-ciri kas adalah :
Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat
Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.
Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.
Tujuan dibentuknya Kas Kecilhttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
  1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
  2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
    Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
  3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.
Pembayaran Melalui Kas Kecilhttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
yang Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.


http://e-dukasi.net/images/blank.gif
Pembayaran Melalui Kas Keci
http://e-dukasi.net/images/blank.gif
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
  1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
  2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
  3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
  4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecilhttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :
  1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
  2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
  3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.
Metode Impresthttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
  3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
  • Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
  • Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
·         Metode Fluktuasihttp://e-dukasi.net/images/blank.gif
·        
·         Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
·         Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
·         Pengelolaan Dana Kas Kecilhttp://www.e-dukasi.net/images/blank.gifKas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil.

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung

Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas  transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.
Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:
  • Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan  hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
  • Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
  • Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
  • Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
  • Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.
*** (Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ilustrasi berkut :
Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen.
Pemindahbukuan/transfer : Periode awal
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Pembentukan Kas kecil

 99,999,999
Kas Kecil Pembentukan kas kecil
99,999,999

Pengeluaran kas : Pengisian kas kecil
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Pengisian Kas kecil Periode x – y

 99,999,999
Biaya Onkos angkut
99,999,999

Biaya Perjalanan Dinas
99,999,999

Biaya Perawatan
99,999,999

Biaya Administrasi
99,999,999

Biaya lainnya
99,999,999

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa pada buku besar, penerimaan kas kecil hanya di catat sekali saja yaitu pada saat pembentukan kas kecil. Untuk selanjutnya dana tersebut diisi kembali secara berkala sesuai dengan biaya yang digunakan melalui dana tersebut. Informasi detail mengenai kas kecil hanya tersimpan pada buku kas kecil dan buku besar hanya mencatat transaksi yang telah dikelompokan.
Bila pada saat tertentu dana yang ditetapkan sudah tidak relevan lagi maka ketetapan mengenai dana kas kecil harus diperbaharui melalui ketetapan manajemen.
Jurnal : Perubahan dana kas kecil
Bila ditambah
Pemindahbukuan
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil

 99,999,999
Kas Kecil Penambahan dana kas kecil
99,999,999

Bila dikurangi :
Pemindah bukuan
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil
99,999,999 

Kas Kecil Pengurangan dana kas kecil

 99,999,999 

BUKTI KAS KELUAR
Dokumen inin berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecildan pada saat pengisianhttp://htmlimg1.scribdassets.com/518i5xy8lcojtwa/images/1-2ed887c02a.jpg kembali dana kas kecil.
 CEK
Cek adalah suatu cara pembayaran yang mengistruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank untuk membayar sejumlah nilai tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi intruksi pada lembga tersebut kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.pihak pembayar maupun penerima pembayaran dapat berupa individu maupun badan hukum.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil


Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil
  • Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
  • Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
  • Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
  • Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
  • Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
  • Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.
2. Pemegang Dana Kas Kecil
  • Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
  • Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
  • Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
  • Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
  • Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
  • Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Metode Pencatatan Dana Kas Kecilhttp://www.e-dukasi.net/images/blank.gifMetode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

Metode Dana Tetap
Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.

Metode Dana Tidak Tetap
Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.

Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009       Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009       Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009       Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009     Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009     Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut.


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :

Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00

Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :

Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil).

Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :


Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method.

Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00

Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil


Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil

Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil

Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.



menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen.
Pemindahbukuan/transfer : Periode awal
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Pembentukan Kas kecil

 99,999,999
Kas Kecil Pembentukan kas kecil
99,999,999

Pengeluaran kas : Pengisian kas kecil
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Pengisian Kas kecil Periode x – y

 99,999,999
Biaya Onkos angkut
99,999,999

Biaya Perjalanan Dinas
99,999,999

Biaya Perawatan
99,999,999

Biaya Administrasi
99,999,999

Biaya lainnya
99,999,999

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa pada buku besar, penerimaan kas kecil hanya di catat sekali saja yaitu pada saat pembentukan kas kecil. Untuk selanjutnya dana tersebut diisi kembali secara berkala sesuai dengan biaya yang digunakan melalui dana tersebut. Informasi detail mengenai kas kecil hanya tersimpan pada buku kas kecil dan buku besar hanya mencatat transaksi yang telah dikelompokan.
Bila pada saat tertentu dana yang ditetapkan sudah tidak relevan lagi maka ketetapan mengenai dana kas kecil harus diperbaharui melalui ketetapan manajemen.
Jurnal : Perubahan dana kas kecil
Bila ditambah
Pemindahbukuan
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil

 99,999,999
Kas Kecil Penambahan dana kas kecil
99,999,999

Bila dikurangi :
Pemindah bukuan
Rekening Keterangan
 Debit
Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil
99,999,999 

Kas Kecil Pengurangan dana kas kecil

 99,999,999 

BUKTI KAS KELUAR
Dokumen inin berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecildan pada saat pengisianhttp://htmlimg1.scribdassets.com/518i5xy8lcojtwa/images/1-2ed887c02a.jpg kembali dana kas kecil.
 CEK
Cek adalah suatu cara pembayaran yang mengistruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank untuk membayar sejumlah nilai tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi intruksi pada lembga tersebut kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.pihak pembayar maupun penerima pembayaran dapat berupa individu maupun badan hukum.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil


Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil
  • Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
  • Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
  • Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
  • Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
  • Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
  • Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.
2. Pemegang Dana Kas Kecil
  • Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
  • Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
  • Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
  • Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
  • Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
  • Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Metode Pencatatan Dana Kas Kecilhttp://www.e-dukasi.net/images/blank.gifMetode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

Metode Dana Tetap
Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.

Metode Dana Tidak Tetap
Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.

Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009       Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009       Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009       Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009     Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009     Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut.


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :

Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00

Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :

Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil).

Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :


Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method.

Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00

Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil


Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil

Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil

Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.