dana kas kecil

DANA KAS KECIL

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat

Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.

Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
   Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

Pembayaran Melalui Kas Kecil

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

yang Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

Pembayaran Melalui Kas Keci Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan. Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb: Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

• Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
• Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

·         Metode Fluktuasi

·        

·         Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

·         Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

·         Pengelolaan Dana Kas KecilKas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil.

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung

KAS KECIL

Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas  transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.

Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:

• Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan  hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
• Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
• Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
• Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.

*** (Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ilustrasi berkut :

Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan

DANA KAS KECIL

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat

Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.

Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

4. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
5. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
   Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
6. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

Pembayaran Melalui Kas Kecil

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

yang Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

Pembayaran Melalui Kas Keci Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan. Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb: Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

4. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
5. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
6. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

4. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
5. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
6. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

• Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
• Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

·         Metode Fluktuasi

·        

·         Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

·         Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

·         Pengelolaan Dana Kas KecilKas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil.

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung

KAS KECIL

Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas  transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.

Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:

• Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan  hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
• Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
• Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
• Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.

*** (Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ilustrasi berkut :

Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen.

Pemindahbukuan/transfer : Periode awal

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Pembentukan Kas kecil		99,999,999
Kas Kecil Pembentukan kas kecil	99,999,999

Pengeluaran kas : Pengisian kas kecil

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Pengisian Kas kecil Periode x – y		99,999,999
Biaya Onkos angkut	99,999,999
Biaya Perjalanan Dinas	99,999,999
Biaya Perawatan	99,999,999
Biaya Administrasi	99,999,999
Biaya lainnya	99,999,999

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa pada buku besar, penerimaan kas kecil hanya di catat sekali saja yaitu pada saat pembentukan kas kecil. Untuk selanjutnya dana tersebut diisi kembali secara berkala sesuai dengan biaya yang digunakan melalui dana tersebut. Informasi detail mengenai kas kecil hanya tersimpan pada buku kas kecil dan buku besar hanya mencatat transaksi yang telah dikelompokan.

Bila pada saat tertentu dana yang ditetapkan sudah tidak relevan lagi maka ketetapan mengenai dana kas kecil harus diperbaharui melalui ketetapan manajemen.

Jurnal : Perubahan dana kas kecil

Bila ditambah

Pemindahbukuan

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil		99,999,999
Kas Kecil Penambahan dana kas kecil	99,999,999

Bila dikurangi :

Pemindah bukuan

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil	99,999,999
Kas Kecil Pengurangan dana kas kecil		99,999,999

BUKTI KAS KELUAR

Dokumen inin berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecildan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

 CEK

Cek adalah suatu cara pembayaran yang mengistruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank untuk membayar sejumlah nilai tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi intruksi pada lembga tersebut kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.pihak pembayar maupun penerima pembayaran dapat berupa individu maupun badan hukum.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

• Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
• Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
• Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
• Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
• Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
• Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
• Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
• Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Metode Pencatatan Dana Kas KecilMetode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

Metode Dana Tetap
Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.

Metode Dana Tidak Tetap
Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.

Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009       Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009       Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009       Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009     Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009     Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut.


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :

Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00

Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :

Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil).

Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :


Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method.

Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00

Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil


Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil

Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil

Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.

menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen.

Pemindahbukuan/transfer : Periode awal

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Pembentukan Kas kecil		99,999,999
Kas Kecil Pembentukan kas kecil	99,999,999

Pengeluaran kas : Pengisian kas kecil

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Pengisian Kas kecil Periode x – y		99,999,999
Biaya Onkos angkut	99,999,999
Biaya Perjalanan Dinas	99,999,999
Biaya Perawatan	99,999,999
Biaya Administrasi	99,999,999
Biaya lainnya	99,999,999

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa pada buku besar, penerimaan kas kecil hanya di catat sekali saja yaitu pada saat pembentukan kas kecil. Untuk selanjutnya dana tersebut diisi kembali secara berkala sesuai dengan biaya yang digunakan melalui dana tersebut. Informasi detail mengenai kas kecil hanya tersimpan pada buku kas kecil dan buku besar hanya mencatat transaksi yang telah dikelompokan.

Bila pada saat tertentu dana yang ditetapkan sudah tidak relevan lagi maka ketetapan mengenai dana kas kecil harus diperbaharui melalui ketetapan manajemen.

Jurnal : Perubahan dana kas kecil

Bila ditambah

Pemindahbukuan

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil		99,999,999
Kas Kecil Penambahan dana kas kecil	99,999,999

Bila dikurangi :

Pemindah bukuan

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil	99,999,999
Kas Kecil Pengurangan dana kas kecil		99,999,999

BUKTI KAS KELUAR

Dokumen inin berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecildan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

 CEK

Cek adalah suatu cara pembayaran yang mengistruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank untuk membayar sejumlah nilai tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi intruksi pada lembga tersebut kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.pihak pembayar maupun penerima pembayaran dapat berupa individu maupun badan hukum.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

• Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
• Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
• Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
• Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
• Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
• Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
• Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
• Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Metode Pencatatan Dana Kas KecilMetode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

Metode Dana Tetap
Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.

Metode Dana Tidak Tetap
Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.

Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009       Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009       Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009       Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009     Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009     Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut.


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :

Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00

Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :

Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil).

Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :


Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil


Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method.

Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00

Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil


Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil

Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil

Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.